Personalausweis Kopie & Datenschutz: Wie passt das zusammen?

Personalausweis Kopie & Datenschutz: Wie passt das zusammen?

Immer wieder kommt es zu Situationen, in denen man nach einer Personalausweis Kopie gefragt wird – sei es bei der Anmietung einer neuen Wohnung, der Anmeldung im Fitness-Studio, bei Banken oder Versicherungen. Doch wie sieht es hier mit dem Datenschutz aus und welche Angaben auf dem Personalausweis muss man wirklich teilen? Im folgenden Artikel werden diese Fragen beantwortet.

Personalausweis Kopie

Auf Ausweisdokumenten, wie dem Personalausweis oder dem Reisepass, befinden sich eine Menge personenbezogener Daten. Diese müssen nicht zwangsläufig jedem auf Verlangen komplett zur Verfügung gestellt werden, denn deren Speicherung stellt häufig eine Datenschutzverletzung dar.

Personalausweis Kopie erlaubt, oder nicht?

Grundsätzlich hat niemand die Pflicht, jemandem eine komplette Kopie von Personalausweis oder Reisepass zu überlassen. Ganz im Gegenteil. Selbst gegenüber Banken und Behörden ist es ausreichend, das Original Ausweisdokument vorzulegen und über die erfolgte Identifikation einen Vermerk anfertigen zu lassen, anstatt eine Kopie von Personalausweis oder Reisepass zu übergeben. (1)

Wer sich dennoch dazu bereit erklärt, eine Kopie von Personalausweis oder Reisepass auszuhändigen, trägt am besten dafür Sorge, dass eine solche Kopie jederzeit als Kopie erkennbar ist. Außerdem empfiehlt es sich in diesem Fall die Daten, die nicht für die Identifizierung relevant sind, unkenntlich zu machen. Das trifft besonders zu für die:

  • Zugangsnummer
  • Dokumentennummer

Was ist die Zugangsnummer und wozu wird sie benötigt?

Die sechsstellige Zugangsnummer ist unten rechts auf der Vorderseite von Personalausweis oder Reisepass zu finden. Diese – auch CAN Card Access Number – wird für die elektronische Übertragung der Ausweisdaten bei Behörden und Unternehmen verwendet – und zwar immer dann, wenn die eigentliche PIN für die Datenübertragung falsch eingegeben wurde. Damit kann der Nutzer eine Sperrung der Online-Funktion des Personalausweises verhindern.

Die Zugangsnummer lässt im Grunde keine Rückschlüsse auf die eigene Person zu, bietet dennoch Betrügern im Zusammenhang mit Identitätsdiebstahl gute Möglichkeiten für den Datenklau. Daher ist das Schwärzen der Zugangsnummer auch auf einer Personalausweiskopie zu empfehlen.

Was ist die Dokumentennummer?

Die Dokumentennummer auf Personalausweis und Reisepass ist auf der vorderen Seite oben rechts zu sehen. Zusätzlich findet man sie vorne unten und hinten auf dem Ausweis in der sogenannten maschinenlesbaren Zone. Man nennt sie auch EWR Nummer – wobei EWR die Abkürzung ist für Europäischer Wirtschaftsraum.

Der Europäische Wirtschaftsraum ist die Freihandelszone der Mitgliedstaaten der Europäischen Union und weiteren Mitgliedsländern, die nicht der EU beigetreten sind, wie beispielsweise Liechtenstein und Finnland. Diese Länder können somit auch ohne Reisepass besucht werden.

Maschinenlesbare Zone auf dem Personalausweis

Die Zone findet man auf deutschen Ausweisen und Reisepässen im unteren Bereich. Ihre Form ist den Bestimmungen der  Internationalen Zivilluftfahrtorganisation (ICAO) angepasst. Eine maschinenlesbare Zone macht es möglich, dass ein Personalausweis oder ein Reisepass an der Grenze von Maschinen gelesen werden können.

Ist es erlaubt, eine Personalausweis Kopie anzufertigen?

Bis 2010 war es per Gesetz nur in wenigen Ausnahmefällen erlaubt, von einem Ausweisdokument eine Kopie anzufertigen. Das änderte sich mit der Anpassung des „Personalausweisgesetz PAuswG“ 2017.

Mit der Gesetzesänderung wurde festgelegt, dass Kopien von Personalausweis und Reisepass erlaubt sind, wenn bestimmte Kriterien eingehalten werden:

  • Die Kopie muss als solche dauerhaft und jederzeit als Kopie erkennbar sein.
  • Der Besitzer des Originals ist mit der Herausgabe einer Kopie einverstanden.
  • Es befindet sich ein eindeutiger Verwendungszweck auf der Kopie.

Unter dem Begriff Kopie sind folgende Möglichkeiten zusammengefasst:

  • Scannen
  • Fotografieren
  • Kopieren

Wann sind Ausweiskopien Pflicht?

Eine Pflicht zur Abgabe einer Ausweiskopie gibt es dem Gesetz nach nur in ganz bestimmten Situation.

Gesetzlich geregelte Ausweiskopien

§ 8 Absatz 2 Satz 2 des Geldwäschegesetzes (einschließlich der Dokumentennummer)

§ 172 Absatz 2 des Telekommunikationsgesetzes (TKG)

§ 64 Absatz 1 Nummer 2 der Fahrerlaubnisverordnung

Welche Gefahr besteht mit der Abgabe einer Personalausweis-Kopie?

Solange man die Kopie eines Ausweisdokuments erlaubt, selbst durchführt, nicht notwendige Daten schwärzt und die Kopie als solche eindeutig kennzeichnet, ist es nicht besonders gefährlich, eine solche anzufertigen und einer Bank oder Behörde zur Verfügung zu stellen.

Anders sieht es aus, wenn man seinen Personalausweis aus der Hand gibt, damit jemand anderes eine Kopie davon anfertigen kann. In diesem Falle ist man nie sicher, was genau mit dem Ausweis oder dessen Kopie passiert.

Darum heißt es in jedem Fall – selbst kopieren und die Kopie eindeutig als solche kennzeichnen und mit einem Verwendungszweck versehen!

Welche Daten sollten auf der Personalausweis Kopie geschützt werden?

Immer, wenn es zu Speicherung von sogenannten personenbezogenen Daten kommt, sind die Datenschutzrichtlinien aus Art. 5 DSGVO zu beachten. Das gilt auch für die Kopie von Personalausweis und Reisepass. Hier liegt der Fokus besonders auf den Grundsätzen der Datenminimierung und Datenspeicherungsbegrenzung.

  • Der Grundsatz der Datenminimierung besagt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich, sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen.
  • Der Artikel zur Speicherbegrenzung besagt, dass personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden sollen, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Somit hat jedermann das Recht, die Herausgabe einer Ausweiskopie zu verweigern, wenn diese nicht unbedingt erforderlich ist. In der Regel ist es in den meisten Fällen ausreichend, wie oben bereits beschrieben die Identifikation mit dem Originaldokument bestätigen zu lassen, anstatt dieses zu kopieren.

Lässt sich die Herausgabe einer Kopie des Ausweises nicht vermeiden, sollten folgende Inhalte geschwärzt werden:

  • Seriennummer
  • Körpergröße
  • Augenfarbe
  • Maschinenlesbaren Bereich
  • Foto und Wasserzeichen auf der Rückseite
  • Zugangsnummer

Bei einer reinen Altersverifikation wäre sogar das Schwärzen der Adresse auf dem Personalausweis erlaubt.

Wer also beispielsweise einen Mietvertrag abschließen oder eine Übernachtung in einem Hotel buchen möchte, hat nicht nur das Recht, sondern laut DSGVO Abs. 1 lit. c auch die Pflicht zur Datenminimierung und darf somit o.g. Bereiche schwärzen.

Tipp zum Kopieren und Schwärzen

Aus Sicherheitsgründen sollte es vermieden werden, einen Scan von Ausweisdokumenten in einem Copy-Shop anfertigen zu lassen, denn diese haben die Möglichkeit den Scan zu speichern und somit zu missbrauchen.

Wer seine Kopien selber herstellt, sollte dies ausschließlich mit Geräten tun, die nicht mit dem Internet verbunden sind. Ein Smartphone ist ungeeignet, denn auf diesem könnte sich unbemerkt eine Malware befinden, die nur auf solche Daten wartet.

Auf dem PC kann die Kopie nach dem Scannen technisch bearbeitet werden. Auch hier empfiehlt sich ein Offline-Programm, um die schwarzen Balken an den richtigen Stellen einzufügen.

Um ganz auf Nummer sicher zu gehen, kann man den eigenen Rechner für die Zeit der Bearbeitung zusätzlich vom Internet trennen. Wer seine Personalausweiskopie per Mail versenden möchte, sollte das immer verschlüsselt tun.

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